Как я веду учет работ и расчетов с клиентами

Уже давно использую простую, как часы, методику, которой решил, наконец-то поделиться с вами. Правда, я использую самописную конфигурацию, но до этого справлялся и в Excel. Откуда, в принципе и перенес затем данные в 1С.

Учет работ я веду в Toggl. Начинаю работать с клиентом — включаю счетчик. Работы я называю «фри Клиент Содержание», где: фри — префикс фрилансерских работ, Клиент — сокращенный ник клиента, Содержание — что я делаю.

Каждую неделю:

1. Загружают работы из Toggl специальной обработкой.
2. Разношу работы по проектам. Можно выделить несколько работ и одним нажатием отнести их на выделенный проект.
3. Проверяю, что разнес все работы по проектам, сверяя сумму работ по проектам в 1С с работами, начинающимися на фри в Toggl (использую отчет по дням).

Каждый месяц выставляю счета клиентам:

1. Заношу в 1С сумму оплат по клиентам.
2. Проверяю проекты — те, что оплачены, закрываю, смотрю с каким результатом. Иногда тут вскрываются ошибки внесения денег — дублирование или не внесение. Если надо, смотрю общую результативность работы с клиентом — т.е. фактическую стоимость часа по закрытым проектам с клиентом.
3. Помечаю проекты, которые нужно оплатить статусом Оплатить. Создаю проекты на новый месяц со статусом Идет, если с клиентом оплачиваю работы помесячно. Название у проектов обычно «Клиент ГГ-MM», где ГГ и ММ — год и месяц работы.
4. Смотрю, на сколько часов проектов в статусе «Оплатить», чтобы прикинуть, сколько примерно поступит денег. Из любопытства.
5. Если у клиентов почасовка, то в списке работ по проекту корректирую название и при необходимости количество часов, выставляю клиенту счет по проекту. Высылаю расшифровку работ клиенту.
6. Если проект на фиксированную сумму, просто выставляю сумму к оплате. Бывает, за один месяц высылаю одному клиенту проекты по почасовке и фиксированной оплате.
7. Помечаю проекты, которые выставил к оплате, статусом Выставил. Также заношу в заметку сумму выставленных счетов клиентам, чтобы понимать, на какую сумму ожидать поступления.

Вот, в принципе и все. Всегда точно знаю, какие проекты оплачены, какие нет.