Как упорядочить хаос дел

Почему одной головы недостаточно

Большинство людей справляются с задачами, планами и событиям посредством использования своей головы.

Но в этом подходе есть существенный недостаток. Голова способна забывать и пропускать важное. Поэтому человек, полагающийся на голову, постоянно занять проверкой: «А не забыл ли я чего»?

На эту проверку тратятся существенные мозговые ресурсы. Это как приложения, которые в фоне пожирают память и энергию смартфона.

Поэтому важно использовать систему хранения информации, которой человек мог бы доверять. При этом если он что-то вспоминает, он делает одну из двух вещей — в первом случае он вспоминает, что уже внес эту мысль в систему, во втором — записывает ее в Inbox и забывает про нее.

Поэтому цель использования программных инструментов — разгрузить голову, сделать ее пустой. Перестать беспокоиться о том, что забыто что-то важное и сосредоточиться на действиях.

Вторая цель — это помочь с помощью системы построить план и порядок достижения целей, которые обычно без листочка и бумаги, в голове, вырисовываются с трудом.

Google-календарь

Почему Google-календарь?

Google-календарь используется потому, что он автоматически синхронизируется на смартфоне и компьютере и имеет хорошие выразительные возможности.

Цветовая схема

Для разных событий используйте разные цвета.

Я, например, использую:

• Желтый — для встреч
• Розовый — для регулярных событий
• Темно-зеленый (базлик) — для событий, которые я передвигаю на следующее выполнение вручную.
• Бледно-фиолетовый (лаванда) — для необязательных событий.
• Оранжевый — для важных событий.
• Красный — практически не использую, для особо важных событий.

Заполнение события

Повторяющиеся события я обычно ставлю на весь день. Обычно для повторяющихся событий я отключаю напоминания, они мало что дают.

В течении дня события можно передвигать на более позднее время, если не успеваете их сделать вовремя или хотите дополнительного напоминания.

Иногда я создаю события на весь день, длящиеся много дней, например:

1. Курс бизнес-аффирмаций на месяц
2. Курс витаминов на месяц
3. Отключение горячей воды на две недели.

Динамика событий

Утром я просматриваю задачи за 2 прошлых дня и на 2 дня вперед.

Пропущенные события передвигаю на сегодня или на несколько дней вперед. Так я могу быть уверен, что не пропустил ничего.

Можно передвигать и повторяющиеся события, указывая «изменить только это событие». Так, например, я передвигаю событие «оплатить ипотеку», если не успеваю оплатить ее в запланированную дату.

Выполненные события я могу помечать «+» в начале названия задачи или удалять их. Но обычно я с ними ничего не делаю.

В конце недели я проверяю каждый день недели, при необходимости переношу события этого дня вперед и после обработки добавляю событие «=ок» на этот день (для этого нужно щелкнуть на дате и просто набрать на клавиатуре «=ок»).

Если все дни недели помечены как «=ок», на понедельник я ставлю «=неделя ок». Таким образом я могу быть уверен, что просмотрел всю неделю и ничего не упустил.

Заметки в Evernote

Почему Evernote?

Эвернот — это лучшая из имеющихся, хотя и не идеальная программа для ведения заметок.

Она позволяет упорядочить всю информацию по иерархическому дереву меток.

Она позволяет работать с классическим INBOX из GTD.

Она позволяет быстро сохранять скриншоты и веб-страницы для последующей сортировки.

При этом можно пользоваться и бесплатной версией, но лично я использую платную, она позволяет работать с Evernote на большом количестве устройств.

Стратегия в Mind Map

Почему Google презентации?

Для ведения задач я использую Mind Map, которые рисую в программе для составления презентаций Google. Этот выбор не случаен, я пробовал специализированные задачи.

Также я пробовал такие инструменты ведения задач, как MLO и Wonder List. Даже пробовал написать свой task-managment в 1С.

Но на самом деле все инструменты управлениям задачами отвлекают от сути и порождают большое количество ненужных задач. Большим образом я «хоронил» там свои задачи, чем получал реальную пользу.

Как использовать Mind Map для стратегии

В Mind Map у меня порядка 10 сфер жизни, на каждую из которой я отвожу лист А4 горизонтальной ориентации.

Также есть еще одна презентация, содержащая такое же количество листов, где собираются мысли по сферам жизни, которые нужно проверять раз в месяц, чтобы они не путались с оперативными делами/целями.

В стратегии первым листом идет список целей по всем сферам жизни, чтобы он постоянно был перед глазами.