Как упорядочить хаос дел
Почему одной головы недостаточно
Большинство людей справляются с задачами, планами и событиям посредством использования своей головы.
Но в этом подходе есть существенный недостаток. Голова способна забывать и пропускать важное. Поэтому человек, полагающийся на голову, постоянно занять проверкой: «А не забыл ли я чего»?
На эту проверку тратятся существенные мозговые ресурсы. Это как приложения, которые в фоне пожирают память и энергию смартфона.
Поэтому важно использовать систему хранения информации, которой человек мог бы доверять. При этом если он что-то вспоминает, он делает одну из двух вещей — в первом случае он вспоминает, что уже внес эту мысль в систему, во втором — записывает ее в Inbox и забывает про нее.
Поэтому цель использования программных инструментов — разгрузить голову, сделать ее пустой. Перестать беспокоиться о том, что забыто что-то важное и сосредоточиться на действиях.
Вторая цель — это помочь с помощью системы построить план и порядок достижения целей, которые обычно без листочка и бумаги, в голове, вырисовываются с трудом.
Google-календарь
Почему Google-календарь?
Google-календарь используется потому, что он автоматически синхронизируется на смартфоне и компьютере и имеет хорошие выразительные возможности.
Цветовая схема
Для разных событий используйте разные цвета.
Я, например, использую:
- Желтый — для встреч
- Розовый — для регулярных событий
- Темно-зеленый (базлик) — для событий, которые я передвигаю на следующее выполнение вручную.
- Бледно-фиолетовый (лаванда) — для необязательных событий.
- Оранжевый — для важных событий.
- Красный — практически не использую, для особо важных событий.
Заполнение события
Повторяющиеся события я обычно ставлю на весь день. Обычно для повторяющихся событий я отключаю напоминания, они мало что дают.
В течении дня события можно передвигать на более позднее время, если не успеваете их сделать вовремя или хотите дополнительного напоминания.
Иногда я создаю события на весь день, длящиеся много дней, например:
- Курс бизнес-аффирмаций на месяц
- Курс витаминов на месяц
- Отключение горячей воды на две недели.
Динамика событий
Утром я просматриваю задачи за 2 прошлых дня и на 2 дня вперед.
Пропущенные события передвигаю на сегодня или на несколько дней вперед. Так я могу быть уверен, что не пропустил ничего.
Можно передвигать и повторяющиеся события, указывая «изменить только это событие». Так, например, я передвигаю событие «оплатить ипотеку», если не успеваю оплатить ее в запланированную дату.
Выполненные события я могу помечать «+» в начале названия задачи или удалять их. Но обычно я с ними ничего не делаю.
В конце недели я проверяю каждый день недели, при необходимости переношу события этого дня вперед и после обработки добавляю событие «=ок» на этот день (для этого нужно щелкнуть на дате и просто набрать на клавиатуре «=ок»).
Если все дни недели помечены как «=ок», на понедельник я ставлю «=неделя ок». Таким образом я могу быть уверен, что просмотрел всю неделю и ничего не упустил.
Заметки в Evernote
Почему Evernote?
Эвернот — это лучшая из имеющихся, хотя и не идеальная программа для ведения заметок.
Она позволяет упорядочить всю информацию по иерархическому дереву меток.
Она позволяет работать с классическим INBOX из GTD.
Она позволяет быстро сохранять скриншоты и веб-страницы для последующей сортировки.
При этом можно пользоваться и бесплатной версией, но лично я использую платную, она позволяет работать с Evernote на большом количестве устройств.
Стратегия в Mind Map
Почему Google презентации?
Для ведения задач я использую Mind Map, которые рисую в программе для составления презентаций Google. Этот выбор не случаен, я пробовал специализированные задачи.
Также я пробовал такие инструменты ведения задач, как MLO и Wonder List. Даже пробовал написать свой task-managment в 1С.
Но на самом деле все инструменты управлениям задачами отвлекают от сути и порождают большое количество ненужных задач. Большим образом я «хоронил» там свои задачи, чем получал реальную пользу.
Как использовать Mind Map для стратегии
В Mind Map у меня порядка 10 сфер жизни, на каждую из которой я отвожу лист А4 горизонтальной ориентации.
Также есть еще одна презентация, содержащая такое же количество листов, где собираются мысли по сферам жизни, которые нужно проверять раз в месяц, чтобы они не путались с оперативными делами/целями.
В стратегии первым листом идет список целей по всем сферам жизни, чтобы он постоянно был перед глазами.
>Поэтому человек, полагающийся на голову, постоянно занять проверкой: «А не забыл ли я чего»? с чего ты высрал такое умозаключение? ты вообще в курсе как работает память? почитай какой-нибудь научпоп на эту тему, полезней в десять раз того инфоговна, которое ты читаешь. во-первых, держа все в голове ты тренируешь память и концентрацию внимания. во-вторых, проверять постоянно ничего не надо, оно все отлично работает «на фоне». тулзы, которые ты перечислил, нормально человеку в обычной жизни в хуй не уперлись. два важных события в год можно и на бумажке записать, остальное и без этой еботни делается на автопилоте. это имеет смысл для… Подробнее »